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Ato Administrativo nº 049/2010-PGJ
quinta-feira, 22 de julho de 2010, 15h34
ATO ADMINISTRATIVO nº 049/2010-PGJ
Dispõe sobre a política de arquivos do Ministério Público do Estado de Mato Grosso.
O PROCURADOR GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições legais que lhe conferem os artigos 9º, inciso V e 27, inciso II, da Lei Complementar nº 027/93 e
CONSIDERANDO que incumbe ao Ministério Público a defesa da ordem jurídica, do regime democrático, dos interesses sociais e individuais indisponíveis, bem como zelar pela fiel observância da Constituição e das leis;
CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer uma política de gestão arquivística de documentos, visando à proteção especial de documentos de arquivos como elemento de prova e informação e instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico;
CONSIDERANDO a situação atual da massa documental acumulada de documentos arquivísticos, a crescente produção de documentos e a necessidade de evitar eliminações indiscriminadas que geram perdas para o Ministério Público Estadual e para a sociedade;
CONSIDERANDO a necessidade de normatizar os procedimentos específicos de gestão do acervo arquivístico impresso, digital e qualquer outro suporte,
RESOLVE:
Disposições Gerais
Art. 1º. Criar no âmbito do Ministério Público Estadual a gestão documental, visando a proteção de documentos, como elemento de prova e informação e instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.
Parágrafo único. Considera-se gestão documental o planejamento, a orientação e o controle das atividades relacionadas à produção, movimentação, segurança, uso, avaliação, seleção e organização dos documentos.
Do Arquivo do Ministério Público
Art. 2º. Estabelecer o arquivo do Ministério Público como o conjunto de documentos produzidos e recebidos por todos os seus órgãos no exercício de suas atividades, em decorrência de suas funções.
§ 1º. Consideram-se documentos a unidade de registro de informações produzidas e recebidas, em qualquer suporte, em decorrência do exercício de atividades específicas, que produzem efeitos na comprovação de um fato ou a que se possa atribuir conteúdo informacional.
§ 2º. O arquivo será classificado da seguinte forma, quanto ao seu ciclo vital:
I – Correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, se constituam de consultas frequentes;
II – Intermediários: aqueles que não sendo de uso corrente, nos órgãos produtores, por motivo de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
III – Permanentes: os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
a) os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
§ 3º. No que concerne ao acesso, os documentos classificam-se em:
I – Ostensivos: sem restrição de acesso;
II – Sigilosos: de divulgação restrita, na forma da Lei Federal 8.159/91, assim classificados, na fase corrente, pelo respectivo órgão do Ministério Público.
a) o órgão responsável pelo documento deverá, antes da remessa à Gerência de Documentação e Arquivo do Ministério Público, proceder à identificação com a palavra SIGILOSO.
Seção I
Da Gestão do Arquivo do Ministério Público
Art. 3º. Atribuir aos órgãos do Ministério Público a gestão dos documentos, adotando a política de arquivos na preservação e na faculdade do acesso do acervo sob sua guarda, de forma racional e prática.
Art. 4º. Atribuir à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público Estadual - CPAD, submetida ao Procurador Geral de Justiça, além das discriminadas no art. 54 do Regimento Interno, a propositura das modificações que se façam necessárias na política de gestão documental da Instituição.
Parágrafo único. Cabe à CPAD a elaboração do Manual de Procedimentos e da Tabela de Temporalidade de Documentos, que deverão ser encaminhados à apreciação do Procurador Geral de Justiça no prazo máximo de seis meses, a contar da publicação deste ato.
Seção II
Do Acesso aos Documentos Arquivados no Ministério Público
Art. 5º. O acesso aos documentos do Ministério Público, classificados como ostensivos, para consulta ou reprografia, serão precedidos de requerimento à Diretoria Geral, contendo a qualificação do interessado e finalidade.
I – A reprografia ou impressão de cópia digitalizada de documento, quando autorizada, será realizada pelo Gerente do Arquivo Central do Ministério Público;
II – Nos casos de informação contida em suporte papel, deverá o Gerente do Arquivo optar pela entrega de impressão do documento digitalizado, quando assim orientar o Manual de Procedimento, ou verificar a existência de risco para a integridade do documento;
III – Encerrada a consulta ou reprografia, o documento será novamente arquivado no Arquivo Central.
Art. 6º. O desarquivamento para fins de consulta ou reprografia dos documentos sigilosos precederá de autorização do Procurador Geral de Justiça, ouvido o responsável pelo respectivo órgão, observado o seguinte procedimento:
I – Para o acesso ao documento o interessado deverá protocolar na Gerência de Atendimento e Expediente da Procuradoria Geral de Justiça requerimento dirigido ao Procurador Geral, contendo no mínimo as seguintes informações:
a) qualificação completa do requerente;
b) finalidade da consulta ou reprografia.
II – O requerimento, após o protocolo, deverá ser encaminhado para a Gerência de Documentação e Arquivo, que informará sobre o grau de sigilo, o suporte da informação e o estado de conservação do documento;
III – Com a informação, o pedido será submetido ao Procurador Geral de Justiça, que ouvirá o responsável pelo órgão, em cinco dias úteis, decidindo em seguida e comunicando o requerente em igual prazo;
IV – Deferido o pedido, o Procurador Geral de Justiça determinará o desarquivamento e marcará dia, hora e local para que o requerente tenha vista do documento solicitado, comunicando a Gerência de Documentação e Arquivo, que observará o disposto nos incisos I, II e III, do artigo 5º.
Art. 7º. O desarquivamento de documentos sigilosos também pode ser determinado pelo Procurador Geral de Justiça.
§ 1º. Verificada a hipótese descrita no caput deste artigo, após receber a determinação de desarquivamento, o responsável pelo Arquivo Central fará a remessa do procedimento ao gabinete do Procurador Geral de Justiça, registrando a respectiva movimentação em sistema informatizado de controle ou livro próprio.
Art. 8º. O acesso aos documentos e procedimentos sigilosos oriundos da Corregedoria Geral do Ministério Público, arquivados no Arquivo Central, obedecerá o disposto no Ato Administrativo nº 013/PGJ/CGMP, de 06.07.2007.
Art. 9º. Os casos omissos serão resolvidos pelo Procurador Geral de Justiça.
Art. 10. Aplicam-se, no que couber, as disposições da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Disposições Finais
Art. 11. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, bem como incorrer em violação do sigilo.
Art.12. Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Cuiabá, 14 de julho de 2010.
Marcelo Ferra de Carvalho
Procurador Geral de Justiça
