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INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA Nº 001/2018 - "...Estabelecer normas, procedimentos e controles relacionados ao recebimento, registro, armazenamento, controle, movimentação, preservação de materiais de consumo armazenados no Almoxarifado Central..."

sexta-feira, 18 de maio de 2018, 18h06

INSTRUÇÃO NORMATIVA SPA Nº 001/2018

Versão: 01

Data da aprovação: 04/04/2018

Publicação: Portal do Ministério Público

Unidade Responsável: Departamento de Apoio Administrativo

I – FINALIDADE

Estabelecer normas, procedimentos e controles relacionados ao recebimento, registro, armazenamento, controle, movimentação, preservação de materiais de consumo armazenados no Almoxarifado Central da Procuradoria Geral de Justiça do Estado de Mato Grosso e, no que for aplicável, aos materiais em poder das unidades requisitantes.

II - ABRANGÊNCIA

Esta instrução normativa abrange todas as unidades integrantes da estrutura organizacional do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, especialmente a Gerência de Materiais, setor responsável pelas atividades de recebimento, registro, guarda, controle, movimentação, preservação e inventário de materiais de consumo, bem como:

• o Departamento de Aquisições, quando do suprimento dos materiais;

• a Gerência de Contabilidade, quanto à conciliação entre as posições física e contábil dos registros patrimoniais;

• o Departamento de Tecnologia da Informação, em relação ao ajustamento do suprimento e controle dos estoques com as questões técnicas e peculiaridades de alguns materiais específicos da área de informática.

III - CONCEITOS

1. Aquisição

São as compras de materiais para reposição de estoques, a fim de atender as unidades do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, as quais deverão ser efetuadas exclusivamente através do Departamento de Aquisições.

2 . Almoxarifado

É o local onde são armazenados os materiais de consumo utilizados pelo Ministério Público antes de serem distribuídos às unidades, mediante requisição específica.

3. Armazenagem

Compreende as atividades de guarda, identificação da localização, arrumação, preservação da segurança e conservação do material adquirido.

4. Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça - CPAP

Comissão presidida por um membro do Ministério Público do Estado de Mato Grosso e composta por servidores lotados nos Departamentos de Apoio Administrativo, de Engenharia, Financeiro, de Tecnologia de Informação e Gestão de Pessoas, nomeados para elaborar inventário físico financeiro de bens e imóveis do MPE/MT, com a incorporação das novas técnicas e procedimentos de contabilidade, assim como contemplar eventuais pendências existentes.

5. Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo - CRBPC

Comissão composta por servidores da estrutura organizacional do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, responsável pelo recebimento de materiais, bens e serviços adquiridos pelo Órgão, de acordo com as especificações estabelecidas no termo de referência, nota de empenho, contrato ou outros instrumentos. Sendo obrigatória sua formação quando o valor de aquisição for superior ao limite de R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), conforme estabelecido no Art. 73 e no Art. 15, § 8º, da Lei nº 8.666/93. A Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo, poderá convocar servidor do quadro do Ministério Público do Estado de Mato Grosso que apresente conhecimento técnico específico para receber determinado material que exija capacitação e conhecimentos especializados. Independente do valor da aquisição, a Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo deverá proceder o recebimento, excepcionalmente, sempre que em razão da especificidade do objeto, for apontada necessidade da sua formação, pelo Departamento de Apoio Administrativo.

6. Conservação e Preservação

Consiste em manter os materiais armazenados de forma organizada, em suas embalagens originais e protegidos contra desgastes, observando-se as peculiaridades de cada tipo de material e as orientações dos fabricantes.

7. Distribuição

Processo pelo qual se faz chegar o material em perfeitas condições à unidade requisitante.

8. Extravio

O desaparecimento/sumiço de materiais nas dependências do almoxarifado ou nas unidades requisitantes.

9. Furto de materiais

Crime que consiste no ato de subtrair materiais de consumo pertencentes ao Ministério Público, existentes em almoxarifado ou nas unidades requisitantes, com a vontade livre e consciente de ter a

coisa para si ou para outrem.

10. Localização

Locais previamente definidos e identificados, destinados ao armazenamento e fácil acesso aos materiais que estão sob a guarda do Setor ou Unidade de Almoxarifado.

11. Inventário de Materiais de Consumo

Procedimento de levantamento ou contagem física, que tem por finalidade apurar a existência dos materiais de consumo, visando a confrontação com o registro dos estoques constantes no sistema e-Jade, ocasião em que é verificado a sua utilização e estado de conservação.

12. Material

Designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades de órgãos e entidades, independente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparelhos, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.

13. Material em desuso

Material estocado há mais de 5 (cinco) anos, sem qualquer movimentação e todo aquele que, em estoque ou já distribuído, independente da sua natureza, não tenha mais utilidade para as Unidades.

14. Material de Consumo

Aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos, observadas as orientações da Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002, da Secretaria do Tesouro Nacional.

15. Material Permanente

Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e ou tem uma durabilidade superior a dois anos, observadas as orientações da Portaria n. 448, de 13 de setembro de 2002, da Secretaria do Tesouro Nacional.

16. Recebimento

É o ato pelo qual o material adquirido é recebido e inspecionado pela Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo e/ou Gestor do Contrato e/ou da Ata de Registro de Preços, verificando sua compatibilidade com os documentos legais para entrega quando, estando em conformidade, atesta-se no verso do documento fiscal, declarando que o material recebido satisfaz as especificações contratadas.

17. Saneamento do estoque

Atividade que visa a otimização do estoque de materiais, decorrente de simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como, alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

18. Sistema e-Jade do Ministério Público do Estado de Mato Grosso

Ferramenta tecnológica que permite o controle das movimentações e estoques de materiais de consumo no Ministério Público.

19. Setor ou Unidade de Almoxarifado

Setor ou unidade da Gerência de Materiais responsável pelas operações de recebimento, guarda, armazenagem e distribuição de materiais incorporados ou não ao acervo patrimonial.

20. Unidade Requisitante

Qualquer unidade da estrutura organizacional do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, que necessita de materiais de consumo para o exercício de suas atividades.

21. Acuracidade

Acuracidade é uma medida de conferência dos estoques segundo a qual a quantidade de registros verificados no sistema e-Jade, deve equivaler ao número de itens armazenados no estoque físico legítimo.

IV – BASE LEGAL

• Constituição Federal (artigo 37, caput)

• Portaria nº 448, de 13 de Setembro de 2002 da Secretaria de Tesouro Nacional

• Lei Federal 4.320, de 17 de março de 1964 (artigos 75, 76 e 106)

• Lei Federal 8.666/93 (artigos 69, 73 e 74)

• Decreto Federal n. 3.931, de 19 de setembro de 2001, que regulamenta o Sistema de Registro

de Preço

• Portarias 467, de 06 de agosto de 2009 e 751, de 16 de dezembro de 2009, da Secretaria do Tesouro Nacional

• Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP)

• Lei Complementar Estadual n. 295, de 28 de dezembro de 2007, que dispõe sobre o Sistema

Integrado de Controle Interno do Estado de Mato Grosso

• Norma Brasileira de Contabilidade – NBC T 16.10, aprovada pela Resolução CFC 1.137/08

• Ato Administrativo nº 225/2012-PGJ – Dispõe sobre o cronograma de implementação das novas regras aplicadas à Contabilidade Pública

V - DAS RESPONSABILIDADES

1. Do Departamento de Apoio Administrativo:

1.1 - Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a Auditoria de Controle Interno para definir as rotinas e procedimentos que serão objeto de alteração na instrução normativa.

1.2 - Obter a aprovação da nova versão da instrução normativa, após submetê-la à apreciação da Auditoria de Controle Interno e promover a sua divulgação e implementação.

1.3 - Manter atualizada, orientar as unidades executoras e supervisionar aplicação da instrução normativa.

2. Das Unidades Executoras:

2.1 - Atender às solicitações do Departamento de Apoio Administrativo por ocasião das alterações na instrução normativa, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo.

2.2 - Alertar o Departamento de Apoio Administrativo sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional.

2.3 - Manter a instrução normativa à disposição de todos os servidores da unidade, velando pelo seu fiel cumprimento, em especial, quanto aos procedimentos de controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.

3. Da Auditoria de Controle Interno:

3.1 - Prestar o apoio técnico quando das alterações na instrução normativa, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle.

3.2 - Por meio da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes à instrução normativa para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas instruções normativas.

VI – PROCEDIMENTOS

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES INICIAIS

1 - Todo suprimento de material de consumo no âmbito do Ministério Púbico do Estado de Mato Grosso será gerido pela Gerência de Materiais e coordenado pelo Almoxarifado Central, que distribuirá os materiais requisitados, dando suporte no controle de estoque que desencadeará processo de aquisição, com os devidos registros no sistema e-Jade.

2 - A Gerência de Materiais responde pelo correto armazenamento, distribuição e registro das transações decorrentes destas atividades no sistema e-Jade, assim como, pelo atendimento de requisições.

3 - Todo o estoque de material de consumo do Ministério Público do Estado de Mato Grosso deve ser armazenado no Almoxarifado Central, sendo proibido a existência de almoxarifados ou depósitos paralelos, salvo os relativos a materiais já requisitados pelas unidades, em quantidades mínimas e compatíveis para utilização a curto prazo.

4 - É vedado o acesso de servidores ou qualquer pessoa não autorizada às instalações do Almoxarifado Central, devendo o seu responsável adotar as medidas de controle pertinentes, mantendo as portas trancadas, placas informando restrição de acesso, e reportar à Gerência de Materiais as eventuais transgressões.

- O acesso é permitido apenas aos servidores lotados no setor Almoxarifado Central (efetivos ou comissionados), não sendo permitido o acesso de Office Boys e/ou funcionário terceirizados que laborem no setor, desacompanhados dos referidos servidores da Procuradoria Geral de Justiça.
- No caso da necessidade de acesso de pessoas estranhas ao setor, seja para inspeção, fiscalização, manutenção ou vistoria, deve ser acompanhada de um dos servidores responsáveis, devendo ser fixado na porta de entrada que o acesso é restrito.

5 - Os gestores/coordenadores das unidades requisitantes de material de consumo são responsáveis pela sua correta aplicação nos fins destinados, e pela guarda e proteção dos materiais, segundo as regras estabelecidas nesta instrução normativa.

6 - Sempre que ocorrer extravio, furto, dano, ociosidade ou qualquer outra situação relacionada a materiais de consumo em estoque nas unidades, cabe ao seu titular a imediata comunicação à Gerência de Materiais, instruída, quando for o caso, com cópia do Boletim de Ocorrência fornecido pela autoridade policial.

7 - Sempre que houver mudança de titular de determinada unidade, é dever daquele que está deixando o cargo determinar o levantamento do estoque de materiais de consumo e apresentar a relação àquele que estiver assumindo o cargo.

CAPÍTULO II – PROCEDIMENTOS NAS UNIDADES

A. QUANDO DA REQUISIÇÃO DE MATERIAL DISPONÍVEL EM ESTOQUE

1 - Cada unidade deverá solicitar à Gerência de Materiais o cadastro dos servidores autorizados a realizar os pedidos de materiais em estoque.

2 - A requisição de material em estoque será realizada pelo funcionário cadastrado, mediante acesso ao módulo materiais, no sistema e-Jade, sendo necessário o preenchimento dos campos: almoxarifado de origem, centro de custo, motivo, descrição e quantidade, conforme manual de utilização disponibilizado no próprio e-Jade.

2.1 Para toda distribuição de material, deverá ter sido efetuado antecipadamente lançamento no sistema e-Jade, não sendo permitido a saída de material sem a devida baixa

3 - As requisições de materiais que ultrapassarem as quantidades usuais deverão ser devidamente

justificadas por comunicação interna (CI), via e-mail: material@mpmt.mp.br, com ciência do(a) coordenador(a) da unidade, para apreciação.

3.1 O sistema e-Jade deverá emitir relatório de controle de estoque, especificando os quantitativos dos materiais entregues a cada unidade no mês anterior, evidenciando principais variações, distorções nas médias de consumo entre as unidades e outras informações

- Com base nessas informações, cabe à Gerência de Materiais providenciar as devidas comunicações e adotar as demais ações que julgar pertinentes, para fins de esclarecimento de situações que possam fugir à normalidade;

A.1 - PERÍODO DA REQUISIÇÃO DE MATERIAL DISPONÍVEL EM ESTOQUE

1- Nas unidades do Interior do Estado, visando a contenção de gastos com postagens, as solicitações deverão ser encaminhadas entre os dias 1 e 10, conforme abaixo discriminado, limitando-se a uma única solicitação por unidade, que deverá conter todos os materiais necessários para suprir a demanda do período (mensal ou bimestral).

1.1- Entrância Inicial – Solicitação Bimestral nos meses de janeiro, março, maio, julho, setembro, novembro;

1.2- Entrância Intermediária – Solicitação Bimestral, nos meses de fevereiro, abril, junho, agosto, outubro, dezembro;

1.3- Entrância Final – Solicitação Mensal

2 - Nas unidades da Capital e Várzea Grande, as solicitações deverão ser encaminhadas, entre os dias 11 a 20 de cada mês, sendo as entregas dos materiais efetuadas no período vespertino, nas segundas, quartas e sextas-feiras, observando o prazo de 02 (dois) dias para atendimento a partir da solicitação, salvo urgências devidamente justificadas.

2.1- Com fins de evitar gastos desnecessários com deslocamentos, fica autorizada uma única solicitação mensal que atenderá a demanda mensal, salvo exceções que devem ser justificadas pelo(a) Coordenador(a) da unidade, via comunicação interna

2.2 – Nas unidades da Capital, nos casos de excepcionalidade, que exijam a urgência do material e a entrega dependa de apoio veicular, a unidade solicitante deverá providênciar a retirada do material diretamente no Almoxarifado Central, caso a Gerência de Transportes não disponibilize de veículo para atendimento imediato.

3- Havendo necessidade de solicitação extemporânea, o pedido deverá ser encaminhado com a devida justificativa pelo(a) Coordenador(a) da unidade, via comunicação interna.

3.1- No caso de ser necessário um novo envio de material, será analisado se houve negligência/desídia por parte do servidor solicitante, na elaboração do pedido mensal/bimestral, em caso positivo, será comunicada à Secretária Geral de Administração da Procuradoria Geral de Justiça, para ciência e providências administrativas cabíveis,

4- As quantidades de materiais disponibilizados serão controladas, levando-se em conta o consumo médio mensal da unidade solicitante e o estoque disponível do material, cabendo à Gerência de Materiais, quando necessário, promover os cortes necessários, de forma a evitar ruptura de estoque.

5 – A postagem dos materiais para o interior do Estado, será efetuada obedecendo ordem de recebimento da solicitação, sendo a entrega de responsabilidade da ECT - Empresa de Correios e Telégrafos, observando o prazo contratual.

Após a postagem, o requisitante será informado, via e-mail e do sistema e-Jade, o código de postagem, disponibilizado pelos Correios, para acompanhamento da entrega.

A.2. QUANDO DA REQUISIÇÃO DE MATERIAL NÃO ESTOCADO/ESTOCÁVEIS

1 - Para requisição de materiais de consumo não disponíveis em estoque no Almoxarifado Central, deverão ser observados os procedimentos especificados na Instrução Normativa SCL nº 01/2013, que dispõe sobre as normas e procedimentos relativos às despesas precedidas de licitação ou efetuadas com dispensa ou inexigibilidade de licitação, referente às aquisições de bens permanentes e de consumo, contratação de serviços, obras e serviços de engenharia no Ministério Público de Mato Grosso.

2- Em se tratando de requisição de material de consumo personalizados e não estocáveis no Almoxarifado Central, tais como material de propaganda e distribuição gratuita, a Gerência de Material terá o prazo minimo de até 10 (dez) dias, para providenciar o atendimento, caso haja disponibilidade de saldo, após autorizado pela ordenadora de despesas, tendo em vista a necessidade de tempo hábil para elaboração da arte, bem como a observância do prazo legal do fornecedor, previsto na Ata de Registro de Preço/Contrato.

3- Ao ser efetuada a análise da requisição e verificando se tratar de material que não pode ser disponibilizado, o pedido poderá ser indeferido pela Gerência de Materiais, sendo comunicado via e-mail ao solicitante, o motivo da impossibilidade de atendimento.

B- ROTINA DE SEPARAÇÃO, CONFERÊNCIA E EXPEDIÇÃO DO MATERIAL

1- Após concluída a análise da requisição pela Gerência de Materiais, o Almoxarifado Central, via sistema e-Jade, recepcionará e visualizará a solicitação de material pendente de atendimento, procedendo a separação dos materiais, conforme quantidade autorizada.

1.1 Ao realizar o fornecimento dos materiais estocados, o servidor responsável pela separação, deve distribuir primeiro os materiais estocados há mais tempo e/ou que estão com o prazo de validade mais curtos, com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque, de acordo com o Método PEPS – Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair.

2- Um segundo servidor lotado no Almoxarifado Central, realizará a conferência do material separado pelo primeiro servidor, verificando se está de acordo com a solicitação efetuada.

3- Após conferido, o material será embalado para expedição ou alocado em local apropriado até a retirada. Em se tratando de material a ser postado, deverá constar na relatório de postagem, sendo informado no sistema e-Jade o código de postagem.

Para atendimento das solicitações oriundas das unidades do interior do Estado, os materiais encaminhados via correio, deverão ser embalados respeitando seus aspectos físicos e com a proteção exigida para impedir qualquer tipo de dano, sendo estes recolhidos pelos Correios, após conferência do relatório de postagem
Os materiais da capital (Sede das Promotorias de Justiça e PGJ), serão entregues pelos Office Boys lotados no Almoxarifado Central, com apoio do veículo oficial da Procuradoria Geral de Justiça, agendado previamente, quando necessário, preferencialmente às segundas, quartas e sextas-feiras.
As demais unidades da Capital e Várzea Grande, serão responsáveis pela retirada dos materiais diretamente no Almoxarifado Central.

C – QUANDO DO RECEBIMENTO

1 - Ao receber os materiais, seja por transferência do Almoxarifado Central ou por entrega direta do fornecedor, sempre verificar os prazos de validade e estado de conservação, quando este aspecto for

aplicável.

C.1 – POR TRANSFERÊNCIA DO ALMOXARIFADO CENTRAL

1 - No ato do recebimento dos materiais, o gestor da unidade ou servidor para este fim designado, deverá realizar a conferência dos materiais listados na Ordem de Atendimento de Material de Consumo, disponível no sistema e-Jade, ou que acompanhe o material.

2 - Estando em desconformidade, comunicar imediatamente à Gerência de Materiais, via e-mail: material@mpmt.mp.br, visando os ajustes necessários.

3 - Estando de acordo, formalizar o recebimento no sistema e-Jade, finalizando a requisição, conforme manual disponibilizado pela Gerência de Materiais, caso não seja possível, enviar confirmação do recebimento, no e-mail supramencionado.

31. Caso não seja confirmado o recebimento, o usuário poderá ficar impedido de realizar futuras solicitações.

C.2 – POR ENTREGA DIRETA DO FORNECEDOR

1 - Nos casos em que o material de consumo necessite ser entregue diretamente à unidade de destino, a Gerência de Material deverá ser informada, no prazo máximo de 2 (dois) dias úteis, após o recebimento, para que proceda os registros necessários no sistema e-Jade, encaminhando, via e-mail: material@mpmt.mp.br, a Nota Fiscal do produto, com devido ateste quanto ao recebimento.

2 - A aceitação do material dependerá de conferência e/ou exame qualitativo e quantitativo.

3 - São condições essenciais para que a unidade efetue o recebimento do material:

3.1 - Conferir a marca e demais características do material entregue pelo fornecedor com as informações contidas no documento fiscal, na respectiva Ordem de Fornecimento e, quando for o caso, na planilha de material fornecida pela Comissão de Licitação ou gestor da Ata de Registro de Preços.

3.2 - Deve-se verificar, ainda, a compatibilidade da quantidade com o documento fiscal, o estado físico dos materiais e o prazo de validade (quando aplicável).

3.3 - Na conferência do material, deverá ainda observar cuidadosamente os seguintes elementos que deverão constar necessariamente do documento de entrega:

I - dados cadastrais do fornecedor;

II - nome, endereço e CNPJ do Ministério Público;

III - descrição do material;

IV - peso e quantidade;

V - preço unitário e total;

VI – recolhimento de impostos.

4 - O servidor que atestar o documento deverá ser identificado pelo nome e cargo.

5 - Caso haja qualquer divergência, o material não deverá ser recebido, comunicando-se imediatamente a Gerência de Materiais, acerca do ocorrido.

6 - Em casos de não cumprimento do prazo previsto para entrega, a unidade também deverá comunicar a Gerência de Materiais.

D – QUANDO DO ARMAZENAMENTO

1 - É da responsabilidade do solicitante aplicar, no âmbito de sua unidade, com as devidas adaptações, as mesmas orientações e procedimentos atinentes à guarda de materiais de consumo que são adotados pela Gerência de Materiais, estabelecidos na Seção B, do Capítulo III desta instrução normativa.

2 - Visando restringir a possibilidade de utilização não autorizada ou furto, deterioração ou vencimento dos materiais, deverão ser adotadas, no mínimo, as seguintes medidas para a proteção física dos materiais:

a) Armazenar os materiais, preferencialmente em locais que possam ser trancados;

b) Observar as regras de armazenamento constantes do manual do fabricante;

c) Evitar choques físicos (atritos);

d) Consumir preliminarmente o material mais antigo;

e) Não é permitido o acúmulo de materiais, devendo a unidade observar e planejar o consumo até a nova solicitação.

4 – Em casos de extravio, furto, deterioração ou ociosidade de materiais, a unidade deverá comunicar imediatamente, por e-mail, a Gerência de Materiais.

5 - Todo material que não se encontre em condições de uso e que estejam fora da garantia da fabricante, deve ser descartados na própria unidade. Caso se trate de material na garantia, devolver à Gerência de Material mediante Termo de Reclamação (Anexo I).

6 - No caso de devolução de materiais novos, solicitados ou enviados equivocadamente, deverão ser devolvidos ao Almoxarifado Central, mediante termo de devolução, disponibilizado na INTRANET, justificando o motivo da devolução, devidamente assinada pelo responsável da unidade (Anexo II).

7 – Material de suprimento de impressora, cartuchos e tonner, vazios devem ser descartados na própria unidade, sempre que possível, quando houver empresas que efetuem o recolhimento e destinação correta. No caso de suprimentos de impressora em condições de uso, deve-se preencher o Termo de Devolução de Cartuchos e Tonners (Anexo III)

CAPÍTULO III – PROCEDIMENTOS NA GERÊNCIA DE MATERIAL

A – QUANDO DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS

1- O recebimento provisório do material deverá ser realizado pelos servidores responsáveis pelo Almoxarifado Central, sendo o recebimento definitivo responsabilidade do gestor do Contrato/Ata de Registro de Preço, devendo, após conferência detalhada do material recebido, efetuar o devido lançamento da nota fiscal no sistema e-Jade.

1.1 A nota fiscal referente aos materiais recebidos somente poderão ser atestadas, confirmando o recebimento em definitivo pelo Gestor do Contrato ou pela Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo da Procuradoria Geral de Justiça, após as devidas conferências.

2 - Em se tratando de materiais de informática, a equipe do Almoxarifado deverá acionar o Gestor do Contrato, para proceder a conferência e recebimento do material, bem como devido registro e cadastro destes materiais no sistema e-Jade.

3 - Nos casos em que o material de consumo necessite ser entregue diretamente no setor de destino, o responsável pelo almoxarifado deverá ser informado, para que registre o item devidamente no sistema e-Jade, porém sempre que o material adquirido demandar inspeção ou análise qualitativa, o material deverá ser encaminhado ao almoxarifado, para realização de avaliação do material pelo Gestor do Contrato ou pela CRBPC.

3.1 – A CRBPC deverá ser convocada para o recebimento de materiais, quando o valor da aquisição, constante na nota fiscal emitida, for superior ao limite de 80.000,00 (oitenta mil reais), conforme estabelecido no Art. 73 e no art. 15, § 8º, da Lei nº 8.666/93, ou quando independente do valor da aquisição, sempre que em razão da especificidade do objeto, for apontada necessidade da sua formação, pela Gerência de Material – Departamento de Apoio Administrativo;

4 - A CRBPC, poderá convocar servidor do quadro do Ministério Público do Estado de Mato Grosso

que apresente conhecimento técnico específico para receber determinado material que exija capacitação e conhecimentos técnicos especializados.

5 - São Condições essenciais para que os servidores responsáveis pelo Almoxarifado Central, Gestores de Contratos e/ou CRBPC efetuem o recebimento do material:

a) Conferir marca, quantidade, prazos de validade, embalagem e demais características do material entregue pelo fornecedor com as informações contidas na Nota Fiscal, respectiva Nota de Empenho e termo de referência especificado no contrato/edital, bem como sua funcionalidade e, após, emitir Termo de Recebimento. Caso haja qualquer divergência, deverá comunicar os fatos à Gerência de Material;

b) Conferir também as especificações da Nota Fiscal tanto os dados dos fornecedores, quanto os dados da Procuradoria Geral de Justiça, inclusive no que se refere ao correto recolhimento de impostos.

6 - Cabe à Gerência de Materiais ou ao Gestor/Fiscal de Contrato tomar as providências junto ao fornecedor para, nos termos do art. 69, da Lei 8666/93, reparar, corrigir, remover ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, os materiais em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções, cientificando a Comissão de Licitação e o Gestor/Fiscal da Ata de Registro de Preços.

7 - Todo material recebido no almoxarifado tem seu destino determinado pelas seguintes condições:

a) Se material de consumo, deverá ser estocado e distribuído conforme necessidade de cada unidade, mediante requisição de material realizado por meio de sistema e-Jade, disponibilizado pelo Ministério Público do Estado Mato Grosso.

b) Se material recebido por doação, caso já tenha destino determinado deverá ser encaminhado ao interessado. Se não tiver destino determinado, deverá ser efetuado estocagem, com devidos lançamentos no sistema e-Jade.

c) Não será permitida a permanência de material no estoque do Almoxarifado Central, sem o devido lançamento no sistema e-Jade.

8 - Após realizar conferência e recebimento dos materiais, a nota fiscal deverá ser lançada no sistema e-Jade, bem como no FIPLAN, com a devida emissão da AQS, e encaminhada ao Departamento Financeiro, com o atesto do Gestor do Contrato ou membros da Comissão de Recebimento de Bens Permanentes e de Consumo, quando necessário, para liquidação da despesa e posterior pagamento.

9 – Em se tratando de material de consumo imediato, que não venha ser necessário seu armazenamento no Almoxarifado Central, o Gestor do Contrato/ARP, providenciara a entrada da nota fiscal no sistema e-Jade, no módulo Material, bem como a imediata solicitação dos materiais constantes na nota fiscal, informando o Centro de Custo onde serão utilizados, com posterior encaminhamento a Gerência de Materiais para emissão de AQS (FIPLAN), com fins a evitar inconsistências no relatório contábil.

9.1 – Quando se tratar de notas fiscais, referente a aquisição de material de consumo, encaminhados por gestores não autorizados ao formulário de entrada de Materiais, estes deverão providenciar o devido lançamento da Ordem de Fornecimento no módulo Contratos do sistema e-Jade, constando a quantidade e descrição correta dos materiais entregues na nota fiscal, ficando a Gerência de Materiais responsável pela emissão da AQS (FIPLAN)

B – QUANDO DO REGISTRO E ARMAZENAMENTO

1 - O registro da movimentação física de material armazenado no Almoxarifado Central (entrada/saída) é atividade de competência do Gerente de Materiais, tendo como base os respectivos documentos hábeis que acompanham o material;

2 - Somente terão acesso ao módulo de materiais no sistema e-Jade, para operações de movimentação de materiais no estoque (inclusões e baixas), o Gerente de Materiais e o(s) servidor(es) por ele indicado, aos quais cabe o sigilo e a substituição periódica das respectivas senhas de acesso, conforme normas do Departamento de Tecnologia da Informação, e sobre os quais recai a responsabilidade sobre os registros das movimentações de materiais no estoque;

3 - Todo material em estoque deve ficar em um mesmo local, sendo proibido a existência de almoxarifados ou depósitos paralelos;

4 - O Almoxarifado deve estar localizado em local seguro, de fácil acesso, limpo e arejado, que garanta a conservação dos materiais. Sua organização deve ser realizada de tal forma que haja a maximização do espaço, garantia de segurança para os materiais estocados e fácil circulação interna, observando também as recomendações do fabricante de cada um dos materiais;

5 - Os materiais recebidos por último devem ser colocados atrás dos materiais já estocados, e armazenados a mais tempo;

6 - As categorias dos materiais que possuem grande movimentação, tomando como base relatório de

consumo emitido pelo sistema e-Jade, devem ser estocadas em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição, os que possuem pequena movimentação devem ser estocados na parte mais afastada das áreas de expedição, de forma a permitir economia de tempo e esforço;

7 - Os materiais jamais devem ser estocados em contato direto com o piso, utilizando-se corretamente os acessórios de estocagem para os proteger, devendo ser mantidos ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados, observando a altura, forma, peso e movimentos, sendo que os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação;

8 - A organização dos materiais não deve prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos extintores

de incêndio ou a circulação de pessoal especializado em combate de incêndio (Corpo de Bombeiros);

9 - O estoque será disposto em grupos de materiais, com etiqueta que os identifique nas prateleiras, os quais deverão estar em suas embalagens originais, com a identificação do produto visível, facilitando sua localização:

a) As embalagens originais somente devem ser abertas quando houver necessidade de fornecimento parcelado, ou por ocasião da utilização, na medida da necessidade, a qual ficará selada até nova utilização;

b) A arrumação dos materiais deve ser feita de modo a manter a face da embalagem (ou etiqueta) voltada para o lado de acesso ao local de armazenagem, permitindo a fácil e rápida leitura de identificação e das demais informações registradas;

c) Os materiais armazenados devem conter o número da nota fiscal, fornecedor e data da entrega para fins de agilizar o acionamento da garantia, caso necessário, bem como a data de validade quando aplicável.

10 - O lixo deve ser depositado em recipientes especiais com tampas e deverão ser esvaziados e limpos fora da área de armazenamento, seguindo-se as especificações de reciclagem.

C- EM RELAÇÃO AO CONTROLE DE ESTOQUES

1 - Ao Gerente de Material cabe manter um efetivo controle sobre o estoque de materiais de consumo, mantendo os registros atualizados no sistema e-Jade administrativa, de modo a propiciar informações oportunas e confiáveis, com os seguintes objetivos:

a) subsidiar as atividades de programação, aquisição e distribuição;

b) evidenciar a movimentação física e financeira de estoques necessários ao atendimento de demandas, evitando-se a superposição de estoques ou desabastecimento das unidades;

c) assegurar o suprimento de materiais de acordo com as necessidades da instituição;

d) manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a demanda;

e) identificar e eliminar os materiais obsoletos;

f) identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

g) fornecer às unidades integrantes da estrutura organizacional, informações adequadas sobre as reais necessidades de materiais;

h) verificar se os materiais solicitados ao Departamento de Aquisições estão em conformidade com as reais necessidades das unidade requisitantes, de forma a manter estoques estritamente necessários, com margem de segurança adequada;

i) manter controle das datas de validade do produto;

j) as entradas e saídas de materiais devem ser registradas tempestivamente no sistema e-Jade, de forma a permitir o pronto conhecimento dos saldos existentes;

k) não estão sujeitos a trânsito e controle, pelo Almoxarifado Central, os materiais de consumo do tipo medicamentos, pois possui locais de armazenamentos próprios;

l) As terças e quintas-feiras serão reservadas para atendimento aos fornecedores, nas atividades de recebimento de materiais adquiridos, cadastramento no sistema e-Jade e organização do estoque;

2 - O acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar deverá ocorrer em função da verificação dos seguintes indicadores:

a) Consumo Médio Mensal (C) - média aritmética do consumo nos últimos 12 meses;

b) Tempo de Aquisição (T) - período decorrido entre a emissão da requisição de compra e o recebimento do material (sempre relativo a unidade mês);

c) Intervalo de Aquisição (I) - período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas;

d) Estoque Mínimo ou de Segurança (Em) - é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para um certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição.

e) Estoque Máximo (EM) – é a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. É obtido pela soma do Estoque Mínimo ao produto do Consumo Médio Mensal pelo intervalo de Aquisição;

f) Ponto de Pedido (Pp) - Nível de Estoque que, ao ser atingido,determina imediata emissão de um pedido de compra, visando a completar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição;

g) Quantidade a Ressuprir (Q) - número de unidades adquiridas para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição.

2.1 – As fórmulas aplicáveis ao gerenciamento dos estoques são:

a) Consumo Médio Mensal C = Consumo Anual/12;

b) Estoque Mínimo Em = C x f;

c) Estoque Máximo EM = Em + C x I;

d) Ponto de Pedido Pp = Em + C x T;

e) Quantidade a Ressuprir Q = C x I.

2.2 - Os relatórios de indicadores deverão serem gerados por meio do sistema e-Jade do Ministério Publico do Estado de Mato Grosso.

D – QUANDO DOS INVENTÁRIOS

1 - Os inventários anuais e de encerramento de exercício dos materiais de consumo em estoque no Almoxarifado Central serão coordenados pela Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça - CPAP, com o apoio da Gerência de Materiais, cabendo à Comissão, ao final dos trabalhos, apresentar:

a) relatório das atividades desenvolvidas;

b) ata das reuniões;

c) parecer sobre o controle exercido no Almoxarifado Central;

d) relação dos bens agrupados e totalizados por conta contábil;

e) indicação do estado de conservação dos bens.

2 - Os inventários anuais serão definidos anualmente pela Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça – CPAP, e o de encerramento de exercício deve ser realizado até o dia 5º dia útil do mês de dezembro de cada ano.

3 - O inventário dos materiais de consumo apurará a existência física e os respectivos valores monetários, em confronto com as informações registradas no sistema e-Jade, ocasião em que se observará o estado de conservação dos materiais e registradas as demais situações constatadas por ocasião dos levantamentos.

4 - O trabalho de inventariar deve observar os seguintes procedimentos mínimos:

a) A Gerência de Materiais deverá fornecer à CPAP, até a data a ser definida com a Comissão, a relação emitida pelo sistema e-Jade, dos materiais em estoque;

b) a Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça - CPAP, à vista da contagem física de cada um dos materiais, deverá elaborar relatório preliminar, apontando as possíveis divergências entre a relação extraída do sistema e-Jade e os materiais existentes em estoque, sendo os materiais faltantes considerados, num primeiro momento, como extraviados e posteriormente tentará se verificar as possíveis origens desta divergência;

c) a Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça – CPAP, encaminhará o relatório do Inventário de Material de Consumo à Gerencia de Materiais e Patrimônio e ao Procurador Geral de Justiça.

5 - Com base no relatório da Comissão Permanente de Avaliação Patrimonial da Procuradoria Geral de Justiça – CPAP, o Procurador-Geral poderá determinar à Gerência de Materiais a baixa dos materiais considerados extraviados, ou determinar a autuação de processo de bens extraviados para averiguação dos fatos.

6 - Após a realização do inventário, a Comissão detectará os materiais de consumo que não estão sendo utilizados pela unidade, podendo vir a ter um melhor destino e aproveitamento, que será realizado de acordo com o interesse público e se processará por transferência, por alienação, doação, ou descarte.

7 - O material estocado no Almoxarifado Central, considerado inservível ou descartável, será classificado como:

a) ocioso: quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo requisitado para uso por um período a ser definido pela Comissão;

b) antieconômico: quando sua manutenção em estoque for onerosa, em virtude de deterioração, desgaste prematuro ou obsoletismo;

c) irrecuperável: quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina, devido à perda de suas propriedades e/ou características.

8 - O processo de desfazimento e baixa de bens deverá conter, no mínimo, os seguintes documentos:

a) portaria de designação da comissão de desfazimento;

b) relação dos bens para desfazimento;

c) laudo de avaliação;

d) justificativa do desfazimento;

e) termo de ciência e autorização do Procurador Geral de Justiça;

f) contrato, conforme a modalidade de desfazimento;

g) relação de materiais baixados.

9 - A conferência do estoque físico com os relatórios de materiais estocados, fornecidos pelo sistema e-Jade, também deve ser realizada mensalmente, entre os dias 21 à 30 de cada mês, mediante inventário rotativo, com acompanhamento e supervisão da Gerência de Materiais;

– Deverá ser identificada as causas, quando não for atingindo e/ou mantido um nível de acuracidade mínima de 95% e tomadas as ações corretivas.

E – QUANDO DO DESCARTE DE MATERIAIS

1 -Os materiais identificados como obsoletos ou desuso, que se encontrem estocado no Almoxarifado Central deverão ser separados e relacionados, para fins de exame e avaliação pela CPAP, objetivando as ações para o seu descarte e baixa.

2- Quando se tratar de materiais que já tenham sido distribuídos às unidades e venham se tornar inutilizáveis em razão de uso constante (material usado e não aproveitável), deverão ser descartados pela própria unidade, sendo desnecessário envio ao Almoxarifado Central, com exceção de material recém-adquirido, verificável pelo seu aspecto novo e tempo de envio a unidade, que venha apresentar defeito de fabricação e que esteja no prazo de garantia de um ano.

F – QUANDO DA CONCILIAÇÃO COM OS REGISTROS CONTÁBEIS

1 – O critério para a valoração dos estoques, para fins de contabilização, será o preço médio ponderado das compras (Lei 4320/64 – art. 106, inc. III).

2 - Mensalmente, até o dia 10 do mês seguinte, deverá ser efetuada a conciliação entre o valor das entradas, saídas e saldo em estoque registrado no de controle de estoque, com os registros contábeis, de responsabilidade da Gerencia de Contabilidade, devendo a Gerência de Material emitir o relatório de controle de estoque de materiais de consumo.

3 - Anualmente, até o dia 30 de janeiro, antes do encerramento do Balanço Geral, deverá ser efetuada a conciliação entre o valor do estoque registrado no sistema e-Jade de controle de estoque com o saldo da conta do almoxarifado, no sistema de contabilidade, com base em relatório de estoque anual encaminhado pela Gerência de Materiais.

CAPÍTULO IV – PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS PARA OS MATERIAIS DE CONSUMO DE INFORMÁTICA

1 - Consideram-se materiais de consumo de informática os relacionados à peças e periféricos de equipamentos de informática, como por exemplo: mouse, teclados, fones de ouvido, webcam, peças

de CPU, drives, programas de computador, cabos de rede ou de força, plugs, adaptadores, conectores, dentre outros.

2 - Os materiais de consumo de informática serão armazenados em sessão específica no Almoxarifado Central sob controle e responsabilidade do Departamento de Tecnologia de Informação – DTI e registrados em módulo específico no sistema e-Jade (Almoxarifado DTI).

3 - As requisições de material de informática, com exceção dos suprimentos de impressora, deverão ser autorizadas prioritariamente, via sistema e-Jade, pela Gerência de Suporte Técnico à Infraestrutura Tecnológica.

4 – Todas as Unidades, em especial o Departamento de Tecnologia de Informação, deverão observar

em relação aos materiais de consumo de informática, todos os procedimentos aplicáveis aos demais

materiais de consumo, descritos nesta Instrução Normativa.

5 – Até o 5º dia útil de cada mês, o DTI deverá realizar a conferência do estoque físico com os relatórios de materiais estocados emitidos pelo sistema e-Jade.

6 – Considerando as atribuições a ela conferida pelo Regimento Interno do Ministério Público, a Gerência de Materiais poderá realizar exames para aferir a exatidão dos registros no sistema e-Jade, em relação aos materiais de informática.

V - DISPOSIÇÕES FINAIS

1 - O descumprimento ao disposto nesta instrução normativa poderá importar na aplicação de penalidades ao responsável, nos termos do Estatuto dos Servidores Públicos vigente, sem prejuízo de outras medidas cabíveis.

2 - Todo integrante do Ministério Público poderá ser responsabilizado por desaparecimento ou utilização indevida/inadequada de material de consumo que lhe for confiado.

3 - Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pelo Departamento de Apoio Administrativo e Gerência de Materiais.

4 - Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Cuiabá, 04 de abril de 2018.

Katiucy Albuquerque Braga

Chefe do Departamento de Apoio Administrativo

Anne Karine Louzich Hugueney Wiegert

Secretária-Geral de Administração

Hélio Fredolino Faust

Subprocurador-Geral de Justiça Administrativo

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