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ATO ADMINISTRATIVO Nº 822/2019-PGJ - Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado de Mato Grosso – CPAD/MPMT e dá outras providências.
quarta-feira, 17 de julho de 2019, 18h42
ATO ADMINISTRATIVO Nº 822/2019-PGJ
Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado de Mato Grosso – CPAD/MPMT e dá outras providências.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Complementar Estadual nº 416, de 22 de dezembro de 2010,
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar, no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso a constituição, as atribuições, as competências, as responsabilidades e o processo decisório da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD;
CONSIDERANDO o que dispõe a Resolução nº 158, de 31 de janeiro de 2017, do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP; RESOLVE:
Art. 1º Instituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério Público do Estado de Mato Grosso – CPAD/MPMT, cuja finalidade é orientar e deliberar sobre processo de avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, em conformidade com os instrumentos arquivísticos de gestão documental do Ministério Público.
Art. 2º Para os fins deste Ato Administrativo, considera-se:
I – gestão documental: conjunto de operações que norteiam o fluxo dos documentos gerados desde a sua origem no protocolo até a sua destinação final, incluídas ações referentes ao planejamento, controle das atividades de produção, classificação, recuperação, descrição, proteção e preservação;
II – instrumentos arquivísticos: instrumentos técnicos, como Planos/Códigos de Classificação de Documentos, Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTDD, Termo de Avaliação, Listagem de Eliminação de Documentos – LED, dentre outros, que orientam e auxiliam a gestão documental do MPMT.
III – Plano/Códigos de Classificação de Documentos: instrumento utilizado com o objetivo de agrupar sob um mesmo tema os documentos produzidos e recebidos pela instituição, bem como de definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se como referencial básico para sua gestão;
IV – Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTDD: instrumento de destinação que contempla os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelo MPMT no exercício de suas atividades, determinando prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);
V – prazo de guarda: período definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, baseado em prazos prescricionais e precaucionais em que documentos e processos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada;
VI – arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas frequentes;
VII – arquivos intermediários: aqueles que não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por motivo de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
VIII – destinação final: decisão, com base em avaliação documental, quanto ao encaminhamento da documentação arquivística para guarda permanente ou eliminação;
IX – arquivos de guarda permanente: conjuntos de documentos de relevante valor científico, cultural, histórico, probatório e informativo que devem ser preservados de forma definitiva;
X – eliminação: descarte de documentos que foram considerados sem valor para guarda permanente, depois de submetidos à avaliação a partir de critérios previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTDD e de acordo com a legislação vigente.
Art. 3º Compete à CPAD/MPMT:
I – propor o aperfeiçoamento das normas e dos instrumentos arquivísticos relacionados à gestão documental do MPMT;
II – sugerir a edição de normativas voltadas à transferência, recolhimento, armazenamento, acesso, eliminação e preservação dos documentos no âmbito do MPMT;
III – analisar e deliberar sobre o processo de avaliação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos produzidos e recebidos no âmbito do MPMT, tendo em vista a identificação dos documentos de guarda permanente e aqueles passíveis de eliminação, de acordo com a legislação vigente;
IV – administrar os planos/códigos de classificação de documentos do MPMT;
V – propor a alteração de códigos e prazos de guarda estabelecidos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação Documentos – TTDD ou quaisquer outras alterações julgadas necessárias no âmbito de suas competências;
VI – deliberar sobre a destinação final dos documentos arquivísticos do MPMT, com base em normatização específica;
VII – aprovar a eliminação de documentos, em conformidade com a legislação vigente;
VIII – propor políticas de preservação do acervo documental do MPMT;
IX – zelar pelo cumprimento da Política de Gestão de Documentos do Ministério Público e pelos dispositivos constitucionais e legais que norteiam as políticas arquivísticas públicas brasileiras, em sua área de atuação.
Art. 4º A CPAD/MPMT exercerá suas atribuições em sinergia com a Gerência de Documentação e Arquivo da Procuradoria Geral de Justiça, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e recebida no âmbito do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor científico, cultural, histórico, probatório e informativo.
Art. 5º A CPAD/MPMT será composta por membros e servidores do Ministério Público do Estado de Mato Grosso designados pelo Procurador-Geral de Justiça, preferencialmente entre bacharéis em arquivologia, biblioteconomia, história, direito, administração e da área da Tecnologia da Informação, sendo:
I - Presidente;
II – Secretário;
III – Coordenadores.
Art. 6º Compete ao Presidente da CPAD/MPMT:
I – decidir sobre as convocações das reuniões extraordinárias;
II – presidir e encaminhar os trabalhos nas reuniões da Comissão;
III – criar, se necessário, subcomissões designando os membros dentre os presentes na reunião;
IV – convocar, quando necessário, servidores das diversas áreas do MPMT para participarem das reuniões da Comissão, bem como para acompanharem os trabalhos específicos de sua área de atuação;
V – submeter à apreciação do Procurador-Geral de Justiça os relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD/MPMT, necessários para a normatização e padronização de procedimentos afetos às suas atribuições;
VI – expedir ofícios e documentos de autoria da CPAD/MPMT;
VII – zelar pelo cumprimento e aplicação das normas estabelecidas dentro da política arquivística.
Art. 7º Compete ao Secretário da CPAD/MPMT:
I – elaborar a pauta das reuniões da Comissão;
II – substituir o Presidente nas suas ausências e impedimentos;
III – expedir a convocação das reuniões ordinárias e extraordinárias, com antecedência mínima de, respectivamente, 5 (cinco) dias e 48 (quarenta e oito) horas;
IV – providenciar a infraestrutura necessária ao funcionamento da Comissão;
V – elaborar e expedir atas de reuniões, em até 5 (cinco) dias de sua realização;
VI – manter e gerenciar em arquivo as atas e documentos da Comissão;
VII – elaborar relatórios e/ou minutas de atos propostos pela CPAD/MPMT, a serem encaminhados à apreciação do Procurador-Geral de Justiça.
VIII – minutar documentos e/ou ofícios a serem expedidos pela CPAD/MPMT;
Art. 8º Compete aos Coordenadores da CPAD/MPMT:
I – participar e colaborar com os trabalhos da Comissão;
II – elaborar pareceres técnicos sobre assuntos de seu conhecimento ou áreas de atuação;
III – encaminhar sugestões de pauta ao Secretário, com antecedência mínima de 10 (dez) dias;
IV – orientar, quando necessário, a organização dos documentos do arquivo corrente das áreas do Ministério Público do Estado de Mato Grosso, quando solicitado;
V – propor ao Secretário minutas de atos que aperfeiçoem a normatização da matéria;
VI – encaminhar relatórios de atividades executadas “in loco”.
Art. 9º A CPAD/MPMT reunir-se-á ordinariamente uma vez por semestre ou extraordinariamente por convocação de seu Presidente.
§ 1º A convocação extraordinária deverá ser acompanhada de pauta e, quando for o caso, de documentos que possibilitem o entendimento do tema objeto da reunião.
§ 2º As reuniões serão conduzidas pelo Presidente da CPAD/MPMT e, nas suas ausências e impedimentos, pelo seu Secretário.
Art. 10 As decisões da CPAD/MPMT serão tomadas por maioria simples de votos, presente a maioria de seus integrantes.
Parágrafo único. Havendo empate, prevalecerá o voto de qualidade do Presidente.
Art. 11 As propostas relativas às normas e instrumentos arquivísticos de gestão documental emanadas da CPAD/MPMT, após a aprovação do Procurador-Geral de Justiça, deverão ser publicadas no Diário Oficial do MPMT para fins de vigência e eficácia.
Parágrafo único. Após a publicação oficial, os setores do MPMT deverão ser cientificados, pela CPAD/MPMT, acerca das novas normas e instrumentos arquivísticos de gestão documental, para as devidas providências no âmbito de suas atribuições.
Art. 12 Este Ato Administrativo entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, especialmente o Ato Administrativo nº 062/2010-PGJ.
Cuiabá/MT, 16 de julho de 2019.
JOSÉ ANTÔNIO BORGES PEREIRA
Procurador-Geral de Justiça
