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CONTROLE E GESTÃO

Melhorias implementadas resultam em redução de custos

por TANIA RAUBER

terça-feira, 18 de janeiro de 2022, 15h00

Para garantir eficiência e a redução de custos, novos modelos de contratação foram adotados pelo Departamento de Apoio Administrativo (DAA) em 2021. Entre as novidades, estão a realização de Estudo Técnico Preliminar e Gerenciamento de Riscos para contratação. A medida resultou em um melhor planejamento, segurança nas contratações e economia de recursos públicos, seja na aquisição de bens ou na contratação de serviços.

Melhorias nos sistemas de controle e gestão também foram implementadas. Segundo a chefe do Departamento, Susana Fátima dos Santos, são medidas de otimização, sustentabilidade e eficientização administrativa que atendem ao objetivo estratégico para o período de 2020 a 2023.

“Nós incluímos ferramentas de controle e gestão dos materiais nas promotorias, o que impactou diretamente nas rotinas do departamento”, ressalta a chefe do DAA. Outras ferramentas de gestão já estão sendo preparadas para 2022.

Negociações realizadas na renovação de contratos de aluguel – em 11 dos 19 prédios alugados que abrigam as sedes de Promotorias de Justiça no interior do Estado - e também com oficinas responsáveis pela manutenção da frota de veículos da instituição, evitaram custos adicionais de R$ 253.0926,08 no ano.

Uma das iniciativas para fomentar a sustentabilidade dos recursos e materiais administrativos foi a busca pela redução do consumo de papel e copo por meio de uma campanha educativa realizada pelo departamento. Copos descartáveis também foram distribuídos aos servidores e membros em atividades presenciais pelo Núcleo Vida Plena. “Também realizamos uma campanha orientativa pela Intranet e MPZap quanto às solicitações via e-jade, evitando erros na nomenclatura, bem como a logística reversa, gerando com isso economicidade”, acrescentou Susana.

Está no planejamento para 2022 a realização de uma capacitação via teams, pela Gerência de Materiais, para melhor utilização do sistema de solicitação de materiais, o e-Jade. Além da readequação e reforma do Almoxarifado Central da PGJ, tendo em vista o crescimento natural das demandas da instituição, foi instaurado um Estudo Técnico Preliminar acerca da implantação, no âmbito institucional, o Almoxarifado Virtual.

A chefe do DAA explica que no âmbito da Gerência de Serviços Gerais a busca pela economia se dá pela contratação das empresas terceirizadas com o pagamento pelo fato gerador. “Isso implica dizer, que só são repassados à empresa os pagamentos relativos aos fatos realmente ocorridos durante a execução do contrato, como férias do colaborador, por exemplo. A maioria dos contratos já seguem essa modalidade e os demais estão sendo licitados no novo formato na medida em que aproximam-se seus vencimentos”, disse.

Segundo ela, para assegurar ainda mais eficiência na rotina e destinação de materiais, foram atualizadas a normativa e instrumentos de Gestão Documental do MPMT, atendendo ao Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos dos Ministérios Públicos instituído pelo CNMP.

Em 2021, foram eliminadas 1019 caixas, o equivalente a 142,66 metros lineares de documentos, e encaminhados para cooperativas de reciclagem 5.235 kg de papel. A Gerência de Documentação e Arquivo realizou no ano de 2021 a capacitação de diversos servidores, por meio de reuniões via teams, por polo.

A Gerência de Transportes também passou a contar com o Manual do Condutor, que orienta os motoristas nas ações a serem adotadas em relação ao uso de veículos oficiais, seja no abastecimento, manutenção e possíveis ocorrências de acidentes. “Também está em desenvolvimento a solução tecnológica que vai gerenciar toda a movimentação e manutenção dos veículos que pertencem à frota da Procuradoria-Geral de Justiça, dando mais agilidade na rotina dos condutores lotados em todo Estado e o controle imediato da frota pela gerência”. As ferramentas aguardam a publicação da Instrução Normativa com as necessárias atualizações para as devidas implementações.

No ano passado, o DAA por meio da Gerência de Patrimônio concluiu a entrega de bens mobiliários e cadeiras ergonômicas em todas as Promotorias de Justiça do Estado e adquiriu detector de metais e cofre para fortalecer a segurança nas unidades. Para os próximos anos, está prevista a substituição de bens mobiliários e condicionadores de ar com tempo de vida útil exaurido, ou seja, com mais de 10 anos.